Tire partido da cloud para ganhar competitividade

Dê uma nova dinâmica à gestão de documentos com o Arquivo Digital PRIMAVERA

Informação centralizada e sempre acessível
Com o arquivo digital PRIMAVERA armazena todos os documentos com relevância contabilística num único local. Uma vez armazenados na cloud, nunca mais perde o rasto aos documentos. Estes ficam sempre organizados e disponíveis para consultar a qualquer altura e de forma ágil.

Rapidez e rigor na organização

Acabe com a dificuldade de encontrar documentos espalhados por várias pastas. O Arquivo Digital PRIMAVERA promove rigor na gestão e armazenamento. Os documentos passam a estar organizados por empresa, simplificando não só o acesso aos mesmos, mas também o tratamento contabilístico.

Facilidade de upload de documentos
O upload dos documentos contabilísticos para o Arquivo Digital PRIMAVERA é muito simples. Pode ser feito rapidamente através do seu software de contabilidade ou por via da leitura automática de documentos enviados por email, recorrendo a um sistema de leitura de QR Code disponível na solução.

Categorização dos documentos
Com o Arquivo Digital PRIMAVERA os documentos estão organizados e separados por várias categorias como Compras, Vendas, Bancos, Pagamentos ou Recebimentos, assegurando uma melhor estruturação dos dados e maior agilidade em todo o trabalho contabilístico.

Extração de dados através da leitura do QR Code
Os documentos enviados para o Arquivo Digital PRIMAVERA passam por um processo de verificação da existência de QR Code e, sempre que existir este código, a fatura será decomposta nos respetivos elementos que serão associados ao documento, de forma a agilizar a contabilização.

Rastreabilidade ao longo do tempo
Além da classificação, processamento e gestão de todos os documentos contabilísticos de forma digital, existe uma atualização permanente dos metadados dos documentos armazenados no arquivo após contabilização dos mesmos, garantindo a sua atualização permanente.

Lançamento de documentos na Contabilidade
O Arquivo Digital PRIMAVERA integra com outras aplicações para que seja possível proceder a operações como a importação e lançamento dos documentos na contabilidade, a associação da contabilização ou o cruzamento da informação entre o e-Fatura e o arquivo digital.

Arquivo pelo período legalmente exigido
Os documentos ficam armazenados no Arquivo Digital PRIMAVERA pelo período legalmente exigido, cumprindo todas as recomendações de segurança, privacidade e inviolabilidade, estando facilmente acessíveis sempre que seja necessário exportá-los para conferência ou auditorias.

Informação segura e em conformidade com a lei
Garanta o cumprimento do Decreto Lei 28/2019 que regulamenta as Faturas sem papel e o Arquivo Digital. Com o Arquivo Digital PRIMAVERA verá salvaguardadas todas as exigências legais, usufruindo ainda das garantias de segurança que só um fornecedor de confiança lhe pode dar.

Porquê confiar no Arquivo Digital PRIMAVERA?

Informação acessível e centralizada num único local
A informação fica centralizada num único local e é facilmente classificada, organizada e acedida a qualquer hora e em qualquer lugar.

Máxima produtividade e rentabilidade
As tarefas manuais e repetitivas são minimizadas e os recursos são utilizados de forma eficiente, aumentando a produtividade e a rentabilidade.

Conformidade com a legislação em vigor
O Arquivo Digital PRIMAVERA está em conformidade com a legislação de desmaterialização de documentos (Decreto Lei 28/2019) e com a obrigatoriedade de arquivo de documentos pelo prazo legal exigido.

Melhores serviços e mais valor acrescentado
Os ganhos de produtividade obtidos permitem oferecer melhores serviços, aumentando o valor acrescentado, ao mesmo tempo que coloca o foco no crescimento do negócio.

Redução de custos e maior sustentabilidade
Com o arquivo digital existe uma redução dos custos associados a material de escritório, papel, espaço físico, impressão ou deslocações, colocando a sustentabilidade ambiental no topo da lista de prioridades.

Segurança da informação
O Arquivo Digital PRIMAVERA está alojado na infraestrutura da Microsoft, um fornecedor mundialmente reconhecido, que oferece a máxima garantia de segurança dos dados. 

Desmaterialização total do arquivo de documentos
Todo o processo documental das atividades contabilísticas é digitalizado através da automatização de processos e do armazenamento cloud dos documentos.

Capacidade de integração
Através do Arquivo Digital PRIMAVERA passa a existir a capacidade de integrar automaticamente com o seu software de Contabilidade.

Principais benefícios do Arquivo Digital PRIMAVERA

Vantagens do Arquivo Digital PRIMAVERA para Escritórios de Contabilidade:

•  Segurança e velocidade de tratamento da documentação contabilística.
•  Acessibilidade em tempo real garantida pela cloud e centralização da informação num único local.
•  Facilidade de organização, classificação e arquivo de documentos, sem depender de papéis.
•  Automatização do registo contabilístico com base nos documentos digitalizados e enviados para o arquivo digital.
•  Importação automática dos documentos existentes no arquivo digital para o lançamento na Contabilidade.
•  Integração com PRIMAVERA Accounting Automation, o principal acelerador da atividade contabilística.
•  Rigor no cumprimento da legislação.

Vantagens do Arquivo Digital PRIMAVERA para Grupos Empresariais: 

•  Facilidade de organização de documentos distintos por cada empresa. 
•  Simplicidade de arquivo e tratamento de documentos de forma diferenciada, por empresa.
•  Agilidade no lançamento de documentos na Contabilidade.
•  Integração com PRIMAVERA Accounting Automation, o principal acelerador da atividade contabilística.
•  Eliminação dos custos do armazenamento físico.
•  Garantias adicionais de segurança dos dados.
•  Flexibilidade para arquivo de elevado volume de documentos.
•  Rapidez de acesso aos documentos em qualquer altura.
•  Rigor no cumprimento da legislação sobre arquivo de faturas.

Segurança garantida!

Os seus dados sempre protegidos 
Com o Arquivo Digital PRIMAVERA garante que os documentos estão seguros, através das infraestruturas Microsoft Azure que asseguram elevados níveis de performance, e usufrui das condições de segurança e privacidade que só um fornecedor de confiança lhe poderá oferecer.
 
Os seus dados estão protegidos com todas as regras de segurança e tecnologia existentes no mercado e os mecanismos de backup e redundância em Data Centers localizados em diferentes geografias, salvaguardam a confidencialidade e segurança dos dados.

Infografia Arquivo Digital

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